Umsatzsteuervoranmeldung leicht gemacht

Du stehst kurz davor, den großen Schritt in die hauptberufliche Selbstständigkeit zu wagen? Herzlichen Glückwunsch! Neben der aufregenden Planung deines Geschäftsmodells und der Akquise deiner ersten Kunden gibt es jedoch auch weniger glamouröse, aber dennoch wichtige Aspekte zu berücksichtigen – wie zum Beispiel die Umsatzsteuervoranmeldung.

Keine Sorge, wir sind hier, um dir zu helfen! In diesem Blogartikel erklären wir dir Schritt für Schritt, was die Umsatzsteuervoranmeldung ist, warum sie so wichtig ist und wie du sie erfolgreich meisterst. Also, lass uns gemeinsam in den Steuerdschungel eintauchen und Licht ins Dunkel bringen!

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung überhaupt?

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist ein regelmäßiger Bericht an das Finanzamt über deine Umsätze und die darauf entfallende Umsatzsteuer. Du zeigst darin auf, wie viel Umsatzsteuer du eingenommen hast (auf deinen Verkäufen) und wie viel Vorsteuer du gezahlt hast (auf deinen Einkäufen). Die Differenz daraus ist entweder deine Umsatzsteuerschuld (wenn du mehr Umsatzsteuer eingenommen als Vorsteuer gezahlt hast) oder dein Vorsteuerüberhang (wenn du mehr Vorsteuer gezahlt als Umsatzsteuer eingenommen hast).

Diese Differenz zwischen den beiden Beträgen ist die Umsatzsteuer, die du ans Finanzamt abführen musst – oder die du vom Finanzamt erstattet bekommst, falls du mehr Vorsteuer gezahlt hast als Umsatzsteuer eingenommen.

Warum ist die Umsatzsteuervoranmeldung so wichtig?

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine deiner zentralen Pflichten als Unternehmer. Sie stellt sicher, dass der Staat seine Steuereinnahmen erhält und du keine bösen Überraschungen erlebst. Wenn du deine Umsatzsteuervoranmeldungen nicht oder nicht korrekt abgibst, können empfindliche Strafen auf dich zukommen.

Die Umsatzsteuervoranmeldung kann für dich zwei Vorteile haben:

1. Wenn du mehr Vorsteuer gezahlt hast als du Umsatzsteuer eingenommen hast (bspw. durch hohe Investitionen zum Start deiner Gründung) erhältst du Geld zurück.

2. Durch die regelmäßige Pflicht zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung wirst du immer wieder angehalten deine Buchführung ordentlich und zeitnah zu pflegen, wodurch du permanent einen Überblick über deinen Geschäftsverlauf behältst.

Unserer Erfahrung nach ist vor allem der zweite Vorteil derjenige, der anfangs oft nicht von Gründern gesehen, jedoch von erfahrenen Unternehmern sehr geschätzt wird, da eine ordentliche Buchführung zu einem wichtigen Instrument deiner strategischen Unternehmensentwicklung werden wird!

Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Grundsätzlich bist du zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet, wenn du als Unternehmer tätig bist und Lieferungen oder Leistungen erbringst, die der Umsatzsteuer unterliegen. Es gibt jedoch Ausnahmen und Sonderfälle, die wir im Folgenden genauer betrachten:

Regelfall: Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer

• Du bist Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
• Du führst Lieferungen oder Leistungen aus, die in Deutschland steuerpflichtig sind.
• Du hast dich nicht für die Kleinunternehmerregelung entschieden oder überschreitest deren Umsatzgrenzen.

Die Kleinunternehmerreglung haben wir kurz in unserem Blogartikel zur Rechtsform des Einzelunternehmens erläutert.

Ausnahmen und Sonderfälle

• Befreite Umsätze: Bestimmte Umsätze sind von der Umsatzsteuer befreit, z. B. Umsätze im medizinischen Bereich, Umsätze im Bildungsbereich oder Umsätze im Bereich der öffentlichen Hand. Wenn du ausschließlich befreite Umsätze erzielst, musst du keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Leider sehr unübersichtlich, aber dafür vollständig findest du die umsatzsteuerbefreiten Umsätze in § 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

• Land- und Forstwirte: Für Land- und Forstwirte gelten besondere Regelungen. Sie können die Umsatzsteuerpauschalierung in Anspruch nehmen und müssen dann nur eine jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben.
• Existenzgründer: Existenzgründer können unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuervoranmeldung befreit werden. Dies gilt in der Regel für das Jahr der Gründung und das Folgejahr.

Wenn du dir unsicher bist, ob du zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet bist, empfehlen wir dir, dich an einen Steuerberater oder an dein zuständiges Finanzamt zu wenden. Eine frühzeitige Klärung kann dir helfen, unnötige Strafzahlungen oder andere Probleme zu vermeiden.

Wie oft muss ich die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Das hängt von deiner individuellen Situation ab. In der Regel musst du die Umsatzsteuervoranmeldung

• Monatlich: Wenn du im Vorjahr mehr als 7.500 Euro Umsatzsteuer zahlen musstest oder im laufenden Jahr voraussichtlich mehr als 7.500 Euro zahlen wirst.
• Quartalsweise: Wenn du im Vorjahr höchstens 7.500 Euro Umsatzsteuer zahlen musstest und im laufenden Jahr voraussichtlich auch nicht mehr zahlen wirst.
• Jährlich: In Ausnahmefällen, z. B. bei Existenzgründern oder wenn du nur sehr geringe Umsätze erzielst.

Die Frist für die Umsatzsteuervoranmeldung endet am 10. Tag des Folgemonats (z.B. der 10. April für den Umsatz im März oder das erste Quartal).

Es gibt jedoch auch Ausnahmen und Sonderfälle. Wenn du dir unsicher bist, welcher Rhythmus für dich gilt, empfehlen wir dir, dich direkt an dein Finanzamt oder an einen Steuerberater zu wenden.

Wie gebe ich die Umsatzsteuervoranmeldung ab?

Die Umsatzsteuervoranmeldung gibst du elektronisch über das ELSTER-Portal ab. Dafür benötigst du ein Benutzerkonto und ein Zertifikat, das deine Identität bestätigt. Die Einrichtung kann etwas Zeit in Anspruch nehmen, aber keine Sorge, auf der ELSTER-Website findest du ausführliche Anleitungen und Hilfestellungen.

Noch einfacher und stressfreier wird es, wenn du eine Buchhaltungssoftware nutzt. Über eine solche Software kannst du normalerweise deine Rechnungen versenden, erhaltene Belege direkt einpflegen und deine Betriebswirtschaftliche Abrechnung (BWA) erstellen. Durch eine Schnittstelle zum Finanzamt kannst du dann auch direkt mit wenigen Klicks deine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übersenden.

Da wir immer wieder nach einem Tipp für die Wahl einer Buchhaltungssoftware gefragt werden, möchten wir dir unsere meist gegebene Empfehlung hier direkt präsentieren:

Lexoffice

Lexoffice ist das Buchhaltungsprogramm, mit dem wir selbst und zahlreiche unserer Gründer besonders gute Erfahrungen gemacht haben. Die schnell zu erlernende Bedienbarkeit, Übersichtlichkeit und dass es normalerweise ohne viel Ärger schlicht funktioniert, machen es zu einer guten Wahl. Für die meisten Gründer genügt zu Beginn der Selbstständigkeit zudem das L Paket von Lexoffice, wodurch die Kosten mit rund 20 Euro im Monat überschaubar bleiben.

Welche Angaben muss ich in der Umsatzsteuervoranmeldung machen?

In der Umsatzsteuervoranmeldung musst du verschiedene Angaben machen, darunter:

• Deine Steuernummer
• Den Voranmeldungszeitraum
• Deine Umsätze und die darauf entfallende Umsatzsteuer
• Deine Vorsteuerbeträge
• Die daraus resultierende Umsatzsteuerzahllast oder -erstattung

Es ist wichtig, dass du alle Angaben sorgfältig und korrekt machst. Wenn du Fehler machst, kann das zu Rückfragen oder sogar zu einer Steuerprüfung führen.

Was passiert nach der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung?

Nachdem du die Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben hast, erhältst du einen Bescheid vom Finanzamt. Darin wird dir mitgeteilt, ob du Umsatzsteuer nachzahlen musst oder ob du eine Erstattung erhältst. Wenn du eine Zahllast hast, musst du den Betrag innerhalb der angegebenen Frist überweisen.

Prüfe diesen Bescheid gründlich und lege bei Unstimmigkeiten Widerspruch ein, denn auch beim Finanzamt passieren mal Fehler.

Was passiert, wenn ich die Umsatzsteuervoranmeldung nicht rechtzeitig abgeben?

Die Nichteinhaltung der Fristen für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung kann schwerwiegende Folgen haben und sollte daher unbedingt vermieden werden.

Finanzielle Konsequenzen:

• Verspätungszuschläge: Bei verspäteter Abgabe drohen Verspätungszuschläge, die sich nach der Höhe der Steuerschuld und der Dauer der Verspätung richten. Diese Zuschläge können schnell beträchtliche Summen erreichen und deine finanzielle Belastung erhöhen.
• Säumniszuschläge: Zusätzlich zu den Verspätungszuschlägen können Säumniszuschläge anfallen, wenn die fällige Umsatzsteuer nicht rechtzeitig gezahlt wird. Diese Zuschläge betragen 1% der Steuerschuld pro angefangenem Monat der Säumnis.
• Zwangsvollstreckung: Im schlimmsten Fall kann das Finanzamt die Zwangsvollstreckung einleiten, um die ausstehende Steuerschuld einzutreiben. Dies kann zur Pfändung von Konten, Wertgegenständen oder sogar Immobilien führen.

Strafrechtliche Konsequenzen:

• Steuerhinterziehung: In besonders schweren Fällen, wenn die Umsatzsteuer vorsätzlich nicht abgeführt wird, kann dies als Steuerhinterziehung gewertet werden. Dies ist eine Straftat, die mit Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafen geahndet werden kann.

Um andere Konsequenzen als den Verspätungs- und ggf. den Säumniszuschlag zu erleiden, musst du normalerweise bereits zahlreiche Zahlungsaufforderungen und sonstige Nachrichten ignorieren. Es steht also nicht gleich der Steuereintreiber bei dir vor der Türe, solltest du die Umsatzsteuervoranmeldung einmalig zu spät einreichen.

Tipps für eine erfolgreiche Umsatzsteuervoranmeldung

• Führe deine Buchhaltung sorgfältig: Eine gute Buchhaltung ist die Grundlage für eine korrekte Umsatzsteuervoranmeldung. Stelle sicher, dass du alle deine Einnahmen und Ausgaben lückenlos dokumentierst.
• Bewahre alle Belege auf: Bewahre alle Rechnungen, Quittungen und andere Belege sorgfältig auf. Du musst sie zwar nicht mit der Umsatzsteuervoranmeldung einreichen, aber du musst sie im Falle einer Prüfung vorlegen können.
• Beachte die Fristen: Die Fristen für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung sind unbedingt einzuhalten. Wenn du zu spät bist, drohen Verspätungszuschläge.
• Nutze die Hilfe eines Steuerberaters: Wenn du dir unsicher bist oder Fragen hast, scheue dich nicht, einen Steuerberater zu konsultieren. Er kann dir helfen, Fehler zu vermeiden und Zeit zu sparen.
• Überprüfe deine Angaben gründlich: Bevor du die Umsatzsteuervoranmeldung abschickst, überprüfe alle Angaben sorgfältig auf ihre Richtigkeit. Fehler können zu Rückfragen, Verzögerungen oder sogar zu einer Steuerprüfung führen.
• Nutze Online-Tools und Ressourcen: Es gibt viele hilfreiche Online-Tools und Ressourcen, die dich bei der Umsatzsteuervoranmeldung unterstützen können. Dazu gehören beispielsweise Umsatzsteuerrechner, Informationsseiten des Finanzamts und das bereits von uns empfohlene LexOffices.
• Bleibe auf dem Laufenden: Das Steuerrecht ändert sich ständig. Informiere dich regelmäßig über aktuelle Entwicklungen und Neuerungen, um sicherzustellen, dass du immer auf dem neuesten Stand bist.
• Lerne aus deinen Fehlern: Solltest du einmal einen Fehler machen oder eine Rückfrage vom Finanzamt erhalten, nutze dies als Gelegenheit, daraus zu lernen und deine Prozesse zu verbessern.

Fazit: Die Umsatzsteuervoranmeldung – kein Grund zur Panik

Die Umsatzsteuervoranmeldung mag auf den ersten Blick etwas abschreckend wirken, aber keine Sorge, mit der richtigen Vorbereitung und Unterstützung ist sie gut zu bewältigen. Sie ist ein wichtiger Bestandteil deiner unternehmerischen Pflichten und trägt dazu bei, dass dein Geschäft auf soliden Füßen steht.

Wenn du weitere Fragen hast oder Unterstützung bei der Gründung deines Unternehmens benötigst, zögere nicht, uns zu kontaktieren. Wir sprechen gerne mit dir darüber, was du wirklich brauchst.

Du willst noch mehr wissen?

In unseren weiteren Blogartikeln findest du hilfreiche Tipps und Informationen rund um die Themen Existenzgründung, Selbstständigkeit und Unternehmensführung. Außerdem kannst du dich jederzeit mit uns in Verbindung setzen. Unsere erfahrenen Gründungsberater stehen dir gerne zur Seite.