AUßergerichtliches Mahnwesen: So bleibst du als Selbstständiger finanziell auf der sicheren Seite

Rechnungen zu stellen gehört zu den wichtigsten Aufgaben in deinem Business – doch was passiert, wenn deine Kunden nicht rechtzeitig zahlen? Genau hier kommt das Mahnwesen ins Spiel. In diesem Artikel erfährst du, warum ein gut organisiertes Mahnwesen entscheidend für deinen Erfolg ist, wie es funktioniert und welche Schritte du beachten musst, um ausstehenden Zahlungen konsequent und rechtssicher nachzugehen.

Was ist Mahnwesen und warum ist es wichtig?

Das Mahnwesen umfasst alle Maßnahmen, die du ergreifen kannst, um in Verzug geratene Kundinnen an ihre Zahlungsfrist zu erinnern und offene Forderungen einzutreiben. Für dich als Selbstständiger oder Gründer ist es entscheidend, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden, damit du deine eigenen Kosten decken und liquide bleiben kannst.

Ein professionelles Mahnwesen sorgt dafür, dass:
– Liquiditätsengpässe vermieden werden: Du stellst sicher, dass dir das Geld für laufende Ausgaben wie Miete, Gehälter oder Materialien zur Verfügung steht.
– Deine Arbeitsleistung honoriert wird: Deine Kunden sollen dich fristgerecht für die Leistungen bezahlen, die du erbracht hast – das ist dein gutes Recht.
– Kundenbeziehungen gewahrt bleiben: Mit einem freundlichen und klaren Mahnprozess verhinderst du, dass Missverständnisse deine Geschäftsbeziehungen belasten.

 

Wie funktioniert ein effektives Mahnwesen?

Ein gut strukturiertes Mahnwesen beginnt bereits da, bevor es überhaupt zu einer gerichtlichen Mahnung gekommen ist. Mit den folgenden Schritten bist du optimal vorbereitet:

1. Rechnungen korrekt und übersichtlich stellen

Achte darauf, dass jede Rechnung vollständig und fehlerfrei ist:
– Vollständige Rechnungsanschrift des Senders und Empfängers
– Steuernummer oder Umsatzidentifikationsnummer
– Rechnungsdatum
– Rechnungsnummer
– Leistungsbeschreibung
– Zahlungsziel
– Keine Pflicht, aber empfohlen: Deine Bankdaten

Klare Fristen helfen deinen Kunden, den Überblick zu behalten. Üblich sind meistens 14 oder 30 Tage. Abhängig von der Branche können auch kürzere oder längere Zahlungsfristen infrage kommen. Für weitere Informationen kannst du dich gerne an unserem Merkblatt zu Pflichtangaben in der Rechnung orientieren.

2. Zahlungseingänge regelmäßig prüfen

Kontrolliere die Zahlungen auf deinem Bankkonto regelmäßig, um offene Beträge sofort zu erkennen. Nutze dafür digitale Tools wie Lexware Office, die dich automatisch an ausstehende Zahlungen erinnern. Achte auch darauf, dass dein Geschäftskonto eine kompatible Schnittstelle zu deiner Buchhaltungssoftware aufweist, damit die Ein- und Ausgänge auf deinem Konto automatisch erfasst werden können.

3. Schriftliche Zahlungserinnerung senden (Nach Fristüberschreitung)

Bevor du dem Kunden eine schriftliche Zahlungserinnerung sendest, solltest du versuchen, den Kunden telefonisch zu erreichen. Wenn diese Bemühung aber nicht erfolgreich ist, solltest du eine freundliche Zahlungserinnerung senden, die deinen Kunden darüber informiert, die Zahlung zum vereinbarten Datum nachzuholen. 

Beispiel:
Bei der Durchsicht unserer Buchhaltung ist uns aufgefallen, dass die folgende Rechnung RE-12345 bisher noch nicht beglichen wurde.

Vielleicht ist die Zahlung übersehen worden – Wir möchten Sie deshalb freundlich daran erinnern, den ausstehenden Betrag bis zum [Neues Datum, z.B. 7 Tage ab Versand dieses Schreibens] zu begleichen.

4. Erste Mahnung (Nach 7 Tagen)

Erfolgt auf die Zahlungserinnerung keine Reaktion, schicke eine schriftliche Mahnung. Als Daumenregel können 7 Tage nach Verstreichen der ursprünglichen Zahlungsfrist verwendet werden.

Formuliere klar, um welche Rechnung es geht, und setze eine neue Zahlungsfrist. Weise auch auf mögliche Verzugszinsen hin.

Beispiel:
Trotz unserer Zahlungsaufforderung vom [Datum der Zahlungserinnerung] haben wir bisher keinen Zahlungseingang der Rechnung RE-12345 feststellen können

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Sie sich mit der Zahlung im Verzug befinden. Gemäß § 288 BGB sind wir berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von [Basiszins plus 5 Prozentpunkte bei Privatpersonen/ plus 9 Prozentpunkte bei Unternehmen] sowie eine Mahngebühr in Höhe von [z.B. 5–10, maximal 40 EUR] zu berechnen. 

Wir fordern Sie auf, den vollständigen Betrag bis spätestens [neue Frist, z.B. 7 Tage ab Versand der Mahnung] zu überweisen.

5. Zweite und letzte Mahnung (spätestens nach 4 Wochen)

Bleibt die Zahlung weiter aus, solltest du deutlicher im Ton werden. Weise darauf hin, dass du bei ausbleibender Zahlung rechtliche Schritte einleiten wirst.

Die 2. Mahnung sollte spätestens 4 Wochen nach Verstreichen der ursprünglichen Zahlungsfrist erfolgen. Hier kann man definitiv eine Mahngebühr verlangen und Verzugszinsen in Rechnung stellen. 

Zahlt der Kunde danach immer noch nicht, musst du ein Inkassobüro oder ein gerichtliches Mahnverfahren einschalten. 

Beispiel:
Trotz unserer bisherigen Schreiben vom [Datum der Zahlungsaufforderung] und [Datum der ersten Mahnung] konnten wir bis heute keinen Zahlungseingang zur Rechnung RE-12345 feststellen.

Wir fordern Sie hiermit letztmalig auf, den offenen Betrag in Höhe von [Betrag inkl. Mahngebühren und Verzugszinsen] bis spätestens [Datum, z.B. 7 Tage ab Versand der letzten Mahnung] auf unser untenstehendes Konto zu überweisen:

Bankverbindung:
Kontoinhaber: [Ihr Name/Firmenname]
IBAN: [Ihre IBAN]
BIC: [Ihre BIC]
Bank: [Ihre Bank]

Bitte geben Sie die Rechnungsnummer RE-12345 als Verwendungszweck an.

Gemäß § 288 BGB befinden Sie sich in Zahlungsverzug. Daher haben wir Verzugszinsen in Höhe  [Basiszins plus 5 Prozentpunkte bei Privatpersonen/ plus 9 Prozentpunkte bei Unternehmen] sowie eine Mahngebühr in Höhe von [z.B. 10, maximal 40 EUR] berechnet. 

Sollten wir bis zum genannten Datum keine Zahlung feststellen, sehen wir uns gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten. Dies könnte die Beauftragung eines Inkassounternehmens oder die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens umfassen. Dadurch entstehen zusätzliche Kosten, die wir Ihnen in Rechnung stellen müssten.

Was tun, wenn die Mahnungen nicht wirken?

1. Inkassobüro beauftragen

Ein professionelles Inkassobüro übernimmt die Einziehung der Forderungen für dich. Sie kennen die rechtlichen Rahmenbedingungen und haben oft mehr Druckmittel zur Verfügung.

Vorteile:
– Geringe eigene Arbeitsbelastung – das Büro übernimmt den Schriftverkehr
– Psychologischer Druck auf den Schuldner steigt (Briefkopf wirkt oft „ernster“)
– In vielen Fällen erfolgreich, besonders bei kleineren bis mittleren Beträgen
– Zahlungsausfallversicherung oder Factoring teilweise integrierbar

Nachteile
– Zusätzliche Kosten (teilweise nicht vollständig erstattbar)
– Manche Schuldner reagieren empfindlich auf Inkassoschreiben – Das ist ein Risiko für die Kundenbeziehung.
– Nicht alle Anbieter sind seriös – treffe deine Auswahl also mit Bedacht.

Unsere Empfehlung: Setze auf Inkassodienstleister, die im BDIU – Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen gelistet sind. 

2. Gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Das gerichtliche Mahnverfahren ist eine alternative Möglichkeit, offene Rechnungen einzutreiben. Dafür musst du einen Mahnbescheid bei deinem zuständigen Amtsgericht beantragen. Bleibt dieser unbeantwortet, folgt ein Vollstreckungsbescheid. Zum Ablauf des gerichtlichen Mahnverfahrens haben wir dir ein zusammengestellt.

Vorteile:
– Rechtssicher und kostengünstig
– Der Vollstreckungsbescheid kann als Grundlage für Zwangsvollstreckung dienen
– Kein Anwalt nötig – Antrag kann online (über Online-Mahnantrag.de) gestellt werden

Nachteile:
– Dauert – besonders bei Widerspruch oder Einspruch
– Schuldner kann widersprechen → Verfahren zieht sich hin oder endet ohne Erfolg
– Nicht geeignet bei strittigen Forderungen oder unklarer Vertragslage

Unsere Empfehlung:
Wenn du dich für diesen Weg entscheidest, schau dir unser Merkblatt zum gerichtlichen Mahnbescheid an – dort erklären wir den Ablauf Schritt für Schritt. 

3. Anwalt einschalten

Für komplexere Fälle oder hohe Forderungen kann es sinnvoll sein, einen Anwalt einzuschalten, der deine Rechte durchsetzt.

Vorteile:
– Rechtlich fundierte Einschätzung deiner Erfolgsaussichten
– Durchsetzungsstark bei Widerspruch oder rechtlich strittigen Forderungen
– Klage und weitere juristische Schritte aus einer Hand möglich

Nachteile:
– Höhere Kosten (nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz)
– Aufwand und Zeitrahmen oft größer
– Erst sinnvoll, wenn Inkasso und Mahnverfahren nicht fruchten – oder bereits ein Streitfall besteht

Unsere Empfehlung:
Je komplexer der Fall und je höher die Summe, desto eher solltest du einen Anwalt ins Boot holen. 

Tipps für ein erfolgreiches Mahnwesen:
– Kommunikation ist der Schlüssel: Sprich säumige Kunden frühzeitig an. Oft liegt es an Missverständnissen oder vergessenen Zahlungen.
– Kläre die Vertragsbedingungen: Stelle sicher, dass in deinen Verträgen Zahlungsziele und mögliche Verzugszinsen klar definiert sind.
– Nutze professionelle Tools: Software wie Lexware Office, SumUp oder sevDesk helfen dir, dein Mahnwesen automatisiert und übersichtlich zu organisieren.
– Beachte rechtliche Vorgaben: Halte dich an die gesetzlichen Regelungen, z.B. wann Verzugszinsen geltend gemacht werden dürfen (in der Regel automatisch nach Ablauf der gesetzten Zahlungsfrist von 14, bzw. 30 Tagen, ansonsten dann, sobald der Kunde mit dem Erhalt der 1. Mahnung in Verzug gesetzt wurde).

Fazit

Ein gut organisiertes Mahnwesen ist unverzichtbar, um als Selbstständiger finanziell handlungsfähig zu bleiben. Indem du klare Prozesse etablierst, bleibst du liquide und sicherst deine Einnahmen – ohne deine Kundenbeziehungen zu gefährden. 

Überprüfe daher noch heute dein Mahnwesen: Lies hier unser Merkblatt zu Pflichtangaben in der Rechnung durch und lade dir unser Merkblatt zum gerichtlichen Mahnbescheid herunter.

Du willst noch mehr wissen?
In unseren weiteren Blogartikeln findest du hilfreiche Tipps und Informationen rund um die Themen Existenzgründung, Selbstständigkeit und Unternehmensführung. Außerdem kannst du dich jederzeit mit uns in Verbindung setzen. Unsere erfahrenen Gründungsberater stehen dir gerne zur Seite.